Datenschutz
Stand: 24. August 2026
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für MailFlash ist die MixedMedia GmbH, Haldenackerweg 2, 4663 Aarburg, Schweiz, vertreten durch Tobias Marending. Datenschutzanfragen können an hello@mailflash.io gerichtet werden.
2. Welche Daten wir verarbeiten
- Benutzerkonten: E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Aktivierungsstatus, Sitzungs- und Sicherheitseinstellungen
- Arbeitsbereiche: Namen, Einstellungen, Absenderadressen, Vorlagen, Formulare und zugehörige Konfigurationen
- Kontakte: E-Mail-Adressen, Namen, benutzerdefinierte Felder, Listen, Segmente, Importinformationen und Einwilligungsnachweise, soweit diese hinterlegt werden
- Kampagnen: Inhalte, Betreffzeilen, Zielgruppen, Zeitplanung und öffentliche Kampagnenlinks
- Versanddaten: Empfängerzuordnung, Versandzeitpunkte und technischer Zustellstatus
- Bounces, Beschwerden und Abmeldungen: unzustellbare Adressen, Beschwerdeereignisse, Sperrgründe und Abmeldezeitpunkte
- Zahlungsdaten: Tarif, Abo-Status, Abrechnungszeitraum, Rabatt, Stripe-Kunden-, Preis- und Abo-Referenzen sowie Rechnungsinformationen; vollständige Kartendaten werden nicht bei MailFlash gespeichert
- Logdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserinformationen, Fehler- und Sicherheitsereignisse
- Backups: Sicherungskopien von Datenbank und hochgeladenen Dateien
3. Zwecke der Verarbeitung
Wir verarbeiten Daten, um Konten und Arbeitsbereiche bereitzustellen, Newsletter zu erstellen und zu versenden, Zustellung und Kontingente zu verwalten, Abmeldungen dauerhaft zu beachten, Bounces und Beschwerden zu behandeln, Zahlungen abzuwickeln, Support zu leisten, Fehler zu analysieren sowie Sicherheit und Missbrauchsprävention zu gewährleisten.
4. Verantwortung für Empfängerdaten
Kunden bestimmen, welche Kontakte und Kampagneninhalte sie in MailFlash verarbeiten. Sie sind für eine zulässige Erhebung, die erforderlichen Informationen und Einwilligungen sowie die Bearbeitung von Betroffenenanfragen verantwortlich. Gekaufte, gemietete, gescrapte oder sonst unzulässige Empfängerlisten dürfen nicht verwendet werden.
5. Dienstleister
| Hosting | Metanet AG, Schweiz – Betrieb der Anwendung, Datenbank und Dateispeicherung |
|---|---|
| E-Mail-Versand | Resend – technischer Versand von System- und Kampagnen-E-Mails sowie Verarbeitung von Zustell-, Bounce- und Beschwerdeereignissen |
| Zahlungen | Stripe – Zahlungsabwicklung, Aboverwaltung und Rechnungsinformationen |
| Backups | Lokale und verschlüsselte externe Sicherung von Datenbank und hochgeladenen Dateien |
Resend und Stripe können Daten ausserhalb der Schweiz verarbeiten. Dabei werden die vom jeweiligen Anbieter bereitgestellten vertraglichen und organisatorischen Schutzmassnahmen eingesetzt. Es werden nur die für den jeweiligen Dienst erforderlichen Daten übermittelt.
6. Cookies und lokale Speicherung
MailFlash verwendet technisch notwendige Sitzungs- und Sicherheitscookies, damit Anmeldung, Kontoschutz und Formulare funktionieren. Auf der öffentlichen Website werden keine nicht notwendigen Analyse- oder Marketingdienste eingesetzt. Daher wird dort derzeit kein Cookie-Einwilligungsbanner verwendet.
7. Speicherdauer
Konto-, Arbeitsbereichs-, Kontakt- und Kampagnendaten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie das Konto besteht oder sie für die Vertragserfüllung benötigt werden. Abmeldungen, Beschwerden und Sperrinformationen können länger gespeichert werden, soweit dies nötig ist, um unerwünschten erneuten Versand zu verhindern und Missbrauch nachzuweisen.
Nachrichteninhalte werden nach der derzeitigen Systemkonfiguration grundsätzlich 30 Tage vorgehalten.
MailFlash erstellt täglich Sicherungskopien der Datenbank und hochgeladenen Dateien. Lokale Sicherungskopien werden automatisch nach 14 Tagen gelöscht. Zusätzlich werden verschlüsselte externe Sicherungskopien bei pCloud gespeichert. Für diese externen Sicherungskopien ist derzeit noch keine automatische Löschfrist eingerichtet. Die Sicherungskopien dienen ausschliesslich der Wiederherstellung nach technischen Störungen und werden nicht für den laufenden Betrieb verwendet.
Zahlungs-, Rechnungs- und Geschäftsdaten werden während der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer gespeichert. Technische Logs werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse und die Abwehr von Missbrauch erforderlich sind.
8. Datenexport und Löschung
Kontakte können innerhalb eines Arbeitsbereichs exportiert werden. Auskunft oder ein Export weiterer eigener Daten kann über hello@mailflash.io angefordert werden. Eine Kontolöschung kann ebenfalls dort verlangt werden.
Bei einer Löschung werden Daten entfernt oder anonymisiert, soweit keine offenen Ansprüche, Sicherheits- und Missbrauchsnachweise oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Backups werden nicht für den laufenden Betrieb wiederhergestellt, um einzelne gelöschte Datensätze erneut nutzbar zu machen.
9. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen können nach Massgabe des anwendbaren Datenschutzrechts Auskunft, Berichtigung, Herausgabe oder Löschung ihrer Daten sowie eine Einschränkung oder einen Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen verlangen. Zur eindeutigen Zuordnung kann ein Identitätsnachweis erforderlich sein.
10. Sicherheit und Betreiberzugriff
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Schutzmassnahmen ein. Der Betreiber hat für Betrieb, Support, Fehlerbehebung, Wiederherstellung, Sicherheit, Missbrauchsprüfung und gesetzliche Pflichten Zugriff auf Server, Datenbank und Backups. Zugriffe werden auf den erforderlichen Umfang beschränkt.
11. Kontakt und Beschwerden
Datenschutzanfragen: hello@mailflash.io. Hinweise auf Spam, Phishing, Betrug oder rechtswidrige Inhalte: abuse@mailflash.io.